Specificeer de order één keer.Draag hem door tot de factuur.
Beperk dubbele invoer en losse overdrachten door de goedgekeurde specificatie mee te nemen door calculatie, orderinvoer, productie, inkoop, voorraad, levering, facturatie en rapportage.
400+
installaties
20+
jaar drukwerksoftware
1
verbonden workflow
Eén order. Eén verbonden workflow.
- 01
ePRO Web-to-Print MIS verbindt de klantgerichte en de operationele stappen van de drukwerkworkflow in één beheerd systeem.
- 02
Een klantvraag kan beginnen in een e-mail, een calculatie, een herhaalorder, een private webshop of een directe orderinvoer.
Dezelfde specificatie, zeven keer ingetypt.
Zonder verbonden workflow wordt dezelfde informatie vaak steeds opnieuw ingevoerd.
Dezelfde vraag wordt opnieuw ingetypt:
- 01Eerst als calculatie
- 02Daarna als offerte aan de klant
- 03Daarna bij het inboeken van de order
- 04Daarna voor productie
- 05Daarna voor inkoop
- 06Daarna voor de levering
- 07Daarna voor de factuur
Elke overdracht schept opnieuw de kans dat de specificatie vertraagt, verkeerd wordt begrepen, wegvalt of fout wordt ingevoerd.
Het doel is niet elke menselijke beslissing weg te nemen. Het doel is onnodige herhaling weg te nemen.
Elke order volgt een andere route. De specificatie niet.
Ingangen
- Web-to-print-shop
- Calculatie
- Herhaalorder
- Directe invoer
Goedgekeurde specificatie
- Product
- Aantal
- Materiaal
- Afwerking
- Prijs
- Levering
Order aangemaakt
Kies de uitvoerroute
- 01
Eigen productie
- Werkbon
- Orderbord
- Planner
- Dataregistratie
- 02
Uitbestede productie
- Offerteaanvraag
- Offertes vergelijken
- Inkooporder maken
- Levering leverancier
- 03
Bestaande voorraad
- Voorraad controleren
- Verzamelen
- Uitgeven
- Saldo bijwerken
Levering en uitvoering
- Direct
- Meerdere locaties
- Magazijn
- Dropshipping
Factuur en rapportage
Elke drukorder kan een andere productie- of uitvoerroute volgen. ePRO houdt de goedgekeurde klantvraag verbonden met calculatie, orderbeheer, productie, inkoop, voorraad, levering en facturatie.
Elke stap voedt de volgende.
Workflow-automatiseringssoftware verbindt de stappen waarmee drukwerk wordt aangenomen, gecalculeerd, goedgekeurd, geproduceerd, ingekocht, geleverd en gefactureerd.
Informatie die in één stap wordt vastgelegd draagt de volgende, in plaats van opnieuw te worden opgebouwd in losse documenten, spreadsheets of applicaties.
Een verbonden drukwerkworkflow kan omvatten:
- Klantvragen
- Private webshops
- Product- en prijsregels
- Drukwerkcalculaties
- Offertegoedkeuring
- Order aanmaken
- Werkbonnen
- Productieplanning
- Orderstatus
- Productieregistratie
- Materiaalbehoeften
- Offerteaanvragen
- Inkooporders
- Magazijnvoorraad
- Voorraaduitgiftes
- Levering
- Facturatie
- Managementrapportage
Binnen ePRO is workflow-automatisering onderdeel van de bredere Web-to-Print-MIS-omgeving.
Het is de commerciële en operationele laag rondom de drukorder, van de oorspronkelijke klantvraag tot de commerciële afronding.
Zeven stappen, één registratie.
De klantvraag ontvangen
Werk kan langs meerdere routes in ePRO binnenkomen. Een klant bestelt via een private web-to-print-shop. Een medewerker maakt een calculatie op basis van een aanvraag. De vraag kan beginnen als herhaalorder, offerteaanvraag of directe orderinvoer.
Ingangsroutes kunnen zijn:
- Private klantshop
- Klantlogin voor meerdere locaties
- Online productbestelling
- Interne calculatie
- Herhaalorder
- Offerteaanvraag leverancier
- Directe orderinvoer
- Koppeling met extern systeem
Elke ingangsroute → Gestructureerde operationele behoefte
Het werk specificeren en prijzen
De calculatie legt vast wat de klant nodig heeft, hoe het werk naar verwachting wordt geproduceerd en hoe het geprijsd moet worden. Zijn specificatie en commerciële positie bepaald, dan gaat de calculatie door de passende goedkeuring.
De specificatie kan bevatten:
- Oplage
- Eind- en vlak formaat
- Materialen
- Drukprocessen
- Prepress
- Afwerking
- Uitbestede diensten
- Productietijd
- Verpakking
- Levering
- Kosten
- Marges
- Verkoopprijs
- Brutomarge
Specificatie → Kosten → Marge → Verkoopprijs → Goedkeuring
Goedkeuren en de order aanmaken
Een goedgekeurde calculatie of online bestelling loopt door naar orderinvoer zonder dezelfde specificatie opnieuw op te bouwen. Dit is een van de belangrijkste overgangen: wat de klant heeft geaccepteerd stuurt nu productie en uitvoering.
De aangemaakte order kan behouden:
- Klant
- Product
- Aantal
- Materialen
- Productieprocessen
- Afwerking
- Levereisen
- Prijsstelling
- Instructies
- Gevraagde datum
Calculatie of online bestelling → Goedkeuring → Order
Productie plannen en aansturen
De werkbon geeft productie de goedgekeurde specificatie, aantallen, materialen, processen en instructies. Het orderbord toont lopende orders, prioriteiten, data en status. De planner leidt het werk langs de benodigde afdelingen, machines en stappen. Dataregistratie legt de voortgang vast.
Productiebeheer omvat:
- Werkbon
- Orderbord
- Planner
- Dataregistratie
Werkbon → Orderbord → Planner → Dataregistratie
Inkoop en uitbesteding koppelen
Niet elk deel wordt intern gemaakt. Materialen moeten worden ingekocht, specialistische afwerking uitbesteed, of de hele order bij een handelsleverancier geproduceerd. De inkoopactiviteit blijft gekoppeld aan de order of behoefte die haar aanmaakte.
De workflow kan doorlopen naar:
- Offerteaanvragen
- Leveranciersoffertes
- Uitbestede productie
- Materiaalbehoeften
- Inkooporders
- Levering leverancier
- Magazijnontvangst
- Directe levering aan de klant
Orderbehoefte → Aanvraag of inkooporder → Leverancier → Ontvangst of levering
Vanuit bestaande voorraad leveren
Sommige klantvragen kunnen uit gereed magazijnvoorraad worden gedekt. Is er voorraad, dan wordt het gevraagde aantal verzameld en uitgegeven zonder een nieuwe productieorder. Is er meer nodig, dan vult een order of inkooporder de voorraad aan.
Dat geeft een helder onderscheid:
- Orders en inkopen vullen de voorraad aan
- Magazijnuitgiftes halen er vanaf
- Voorraad blijft gekoppeld aan de klant
- Voorraad blijft gekoppeld aan de leverbestemming
Klantvraag → Verzamelen → Uitgifte → Levering
Leveren, factureren en rapporteren
Is het werk geproduceerd, ingekocht of uit voorraad uitgegeven, dan loopt het door naar uitvoering en facturatie. Levering en factuur blijven gekoppeld aan de operationele registratie, en rapportage geeft daarna zicht op het hele proces.
Het product kan zijn:
- Direct vanuit productie geleverd
- Naar één klantlocatie verzonden
- Over meerdere bestemmingen verdeeld
- In magazijnvoorraad ontvangen
- Later uit voorraad uitgegeven
- Direct door een leverancier geleverd
Gereed → Geleverd → Gefactureerd → Rapportage
De waarde zit in de overgangen.
De waarde van workflow-automatisering komt niet van één losse geautomatiseerde taak.
Ze komt van het verbinden van de overgangen tussen taken.
- 01
Van calculatie naar order
Goedgekeurd werk naar orderinvoer brengen zonder de specificatie opnieuw op te bouwen.
- 02
Van shop naar MIS
Goedgekeurde online bestellingen laten doorlopen in de operationele workflow.
- 03
Van order naar productie
De ingeboekte specificatie gebruiken als basis voor werkbonnen, planning en productie.
- 04
Van productie naar inkoop
Materiaal- en uitbestedingsbehoeften koppelen aan het juiste leveranciersproces.
- 05
Van inkoop naar magazijn
Ingekochte of extern geproduceerde goederen in voorraad ontvangen wanneer ze voor latere uitgifte worden bewaard.
- 06
Van magazijn naar levering
Beschikbare voorraad verzamelen en uitgeven tegen een klantvraag.
- 07
Van levering naar factuur
Afgerond, geleverd of uitgegeven werk laten doorlopen in de facturatieworkflow.
- 08
Van operatie naar rapportage
De verbonden historie gebruiken om calculaties, orders, inkoop, voorraad, leveringen en facturen te beoordelen.
Niet elke order volgt dezelfde route.
ePRO ondersteunt verschillende operationele paden, afhankelijk van hoe het werk wordt besteld, geproduceerd en geleverd.
Eigen productie
Het werk wordt gecalculeerd, goedgekeurd en geproduceerd met eigen machines, materialen en afdelingen.
Calculatie → Goedkeuring → Order → Productie → Levering → Factuur
Uitbestede productie
Het bedrijf houdt de klantrelatie maar koopt de hele order of een specialistisch proces bij een externe leverancier.
Calculatie → Goedkeuring → Order → Aanvraag → Inkooporder → Productie leverancier → Levering → Factuur
Produceren of inkopen voor voorraad
Een groter aantal wordt geproduceerd of ingekocht en in het magazijn ontvangen voor latere klantvragen.
Order of inkooporder → Productie of leverancier → Ontvangst → Voorraad
Bestaande voorraad uitgeven
Het gevraagde product is al beschikbaar en kan rechtstreeks uit het magazijn worden uitgegeven.
Klantvraag → Verzamelen → Uitgifte → Levering → Factuur
Web-to-print-bestelling
De klant kiest een goedgekeurd product, vult de gevraagde gegevens in en verstuurt de bestelling via een private shop.
Shop → Online bestelling → Goedkeuring of orderinvoer → Productie of uitvoering → Levering → Factuur
Herhaalorder
Een bestaand product, sjabloon of eerdere vraag vormt de basis van een nieuwe transactie.
Bestaand product of eerdere order → Nieuw aantal → Goedkeuring → Order of uitgifte
Gemengde productie
Een deel van het werk gebeurt intern terwijl een ander proces of onderdeel bij een leverancier wordt gekocht.
Order → Eigen productie + externe inkoop → Afronding → Levering → Factuur
De volledige klantvraag blijft zichtbaar, ook als de verantwoordelijkheid is verdeeld tussen eigen afdelingen en externe leveranciers.
Ingericht rond hoe u echt werkt.
Automatisering hoort niet elke drukkerij in hetzelfde proces te dwingen. De workflow moet weerspiegelen hoe het bedrijf prijst, goedkeurt, produceert, inkoopt en levert.
ePRO kan worden ingericht rond:
- Klantspecifieke producten
- Private shops
- Meerdere klantlocaties
- Shops voor alleen herhaalorders
- Productsjablonen
- Calculatieregels
- Productieprocessen
- Prijs- en margeregels
- Brutomargecontroles
- Offertegoedkeuring
- Orderinstructies
- Materialen
- Leverancierseisen
- Voorraadeigendom
- Leverbestemmingen
- Gebruikersrechten
- Rapportage-eisen
Workflow-automatisering dient om een goedgekeurd proces consistenter uit te voeren, niet om commerciële of operationele controle weg te nemen.
Uitzonderingen blijven mensenwerk.
Niet elke order hoort zonder toetsing door te lopen. Ongebruikelijke specificaties, werk met lage marge, ontbrekende materialen, leverancierswissels, productieproblemen en leverrisico's vragen om menselijk oordeel. Een beheerste workflow moet onderscheid maken tussen:
- 01
Herhaalbaar werk
Werk dat vaste producten, specificaties, prijzen en productieroutes kan volgen.
- 02
Goedkeuringspunten
Stappen waar een klant, calculator, productieleider of bevoegde gebruiker de volgende stap moet bevestigen.
- 03
Uitzonderingen
Vragen die buiten de normale regels vallen en extra toetsing nodig hebben.
De sterkste workflow is niet die met de minste mensen. Het is die welke onnodig handwerk wegneemt en menselijke controle behoudt waar oordeel nodig is.
Om welke laag het hier gaat.
'Workflow-automatisering voor drukwerk' kan op verschillende soorten software slaan.
Prepress-systemen automatiseren mogelijk
- Bestandscontrole
- Kleurverwerking
- Impositie
- RIP-activiteit
- Routering naar apparaten
Productiemachines automatiseren mogelijk
- Machine-instelling
- Drukken
- Afwerking
- Materiaalhandling
ePRO beheert de informatie eromheen
- Wie het werk vroeg
- Wat er is gespecificeerd
- Hoe het is geprijsd
- Of het is goedgekeurd
- Hoe het geproduceerd moet worden
- Wat er ingekocht moet worden
- Of er voorraad bij komt kijken
- Waar het geleverd moet worden
- Wat er gefactureerd moet worden
- Hoe erover gerapporteerd wordt
Specialistische prepress-, machine- en productiekoppelingen worden apart bekeken, afhankelijk van de systemen en technische eisen.
Wat een verbonden workflow teruggeeft.
- 01
Eén goedgekeurde specificatie
Commerciële en productie-informatie bij dezelfde klantvraag houden.
- 02
Minder dubbele administratie
Dezelfde klant, product, aantal en levergegevens niet in meerdere systemen invoeren.
- 03
Beter zicht op productie
Werkbonnen, borden, planning en status gebruiken om te weten waar werk staat.
- 04
Intern en extern verbonden
Eigen productie en ingekocht werk in dezelfde orderworkflow aansturen.
- 05
Inkoop gekoppeld aan de vraag
Inkopen koppelen aan de orders, materialen of voorraadbehoeften die ze veroorzaakten.
- 06
Voorraad gekoppeld aan uitvoering
Vastleggen wat er is ontvangen, bewaard, uitgegeven en geleverd.
- 07
Levering gekoppeld aan facturatie
Afgerond werk, geleverde aantallen, uitgiftes en facturen bij de juiste transactie houden.
- 08
Een betere operationele registratie
Een navolgbare historie van de eerste klantvraag tot de commerciële afronding.
Twee helften van één omgeving.
Web-to-Print
- 01Dashboard van de private shop
- 02Login voor meerdere locaties
- 03Shop voor alleen herhaalorders
- 04Basiscalculator
- 05Ontwerptool
- 06Offertegoedkeuring
- 07Orderinvoer
Print MIS
- 01Klant-, prospect- en leveranciersbeheer
- 02E-mailmarketing
- 03Calculatie
- 04Uitbesteding
- 05Werkbonnen
- 06Orderbord
- 07Planner
- 08Dataregistratie
- 09Materialen
- 10Inkoop
- 11Magazijn
- 12Levering
- 13Facturatie
- 14Rapportage
De modules werken in een verbonden omgeving, zodat informatie doorloopt in de juiste workflow in plaats van in losse afdelingssystemen te blijven hangen.
De workflow stopt zelden bij de rand van het MIS.
ePRO kan koppelen met boekhouding, betalingen, verzending en andere bedrijfssystemen.
- 01
QuickBooks Online
Factuuractiviteit koppelen aan de boekhoudworkflow.
- 02
Stripe
Online betalingen ondersteunen.
- 03
GoShippo
Verzending en uitvoering koppelen.
- 04
API's en maatwerkkoppeling
ePRO koppelen met klantintranetten, externe portalen en andere bedrijfsapplicaties.
Koppelingen laten informatie doorlopen naar aangesloten systemen zonder onnodig handwerk opnieuw op te bouwen.
Bekijk de integratiesWaar de overdrachten echt gebeuren.
- 01
Goedgekeurde calculaties omzetten in orders
Geaccepteerd werk naar de productieworkflow brengen zonder de specificatie opnieuw op te bouwen.
- 02
Shopbestellingen omzetten in orders
Goedgekeurde klantbestellingen vanuit de private web-to-print-omgeving in de MIS-workflow laten komen.
- 03
Herhaalproducten beheren
Vaste producten, sjablonen, specificaties en prijsstructuren gebruiken voor vaak bestelde artikelen.
- 04
Specialistische processen uitbesteden
Leveranciersbehoeften aanmaken voor afwerking of productie die intern niet kan.
- 05
Inkopen voor een specifieke order
Materialen en leveranciersdiensten koppelen aan de operationele behoefte die ze veroorzaakte.
- 06
Produceren voor voorraad
Een productieorder afronden en het gereed aantal in het magazijn ontvangen.
- 07
Klantvoorraad uitgeven
Beschikbare voorraad uitgeven zonder een onnodige vervangende productieorder.
- 08
Meerdere locaties bedienen
Aantallen en leveringen beheren voor klanten met meerdere vestigingen, afdelingen of bestemmingen.
- 09
Afgerond werk factureren
De betreffende operationele transactie doorzetten naar de facturatie.
Gebouwd voor drukkerijen van elke vorm.
Commerciële drukkerijen
Calculatie, orderinvoer, productie, inkoop, levering en facturatie verbinden.
Digitale drukkerijen
Kleine oplagen, herhaalwerk en online orders in een beheerste workflow aansturen.
Offsetdrukkerijen
Materialen, persen, afwerking, uitbestede processen en leveringen coördineren.
Handelsdrukkerijen
Werk van brokers, resellers en andere drukkerijen aannemen en beheren.
Printbrokers
Klanten, calculatie, leveranciers, inkoop, levering en marge beheersen zonder alles zelf te produceren.
Printmanagementbedrijven
Complexe klantvragen, uitbestede productie, voorraad en levering op meerdere locaties beheren.
Interne drukkerijen
Interne bestellingen, goedkeuringen, productie, levering en rapportage beheersen.
Bedrijven met meerdere vestigingen
Gebruikers, klantlocaties, productiebehoeften en leveringen organisatiebreed beheren.
Verwant, maar niet hetzelfde.
Orderbeheer richt zich vooral op het aansturen van werk nádat het is ingeboekt: werkbonnen, productiestatus, planning, dataregistratie, levering en facturatie.
Workflow-automatisering gaat over hoe informatie beweegt tussen de bredere stappen van het proces.
Het verbindt:
- Vraag met calculatie
- Calculatie met goedkeuring
- Goedkeuring met order
- Order met productie
- Productie met inkoop of voorraad
- Uitvoering met factuur
- Operationele activiteit met rapportage
Orderbeheer is daarmee één onderdeel van de bredere geautomatiseerde drukwerkworkflow.
Veelgestelde vragen
Wat is workflow-automatiseringssoftware voor drukwerk?
Het verbindt de stappen waarmee drukwerk wordt aangenomen, gecalculeerd, goedgekeurd, geproduceerd, ingekocht, geleverd en gefactureerd. Het beperkt dubbele invoer en houdt de registratie consistenter.
Welke delen van de workflow kan ePRO verbinden?
ePRO verbindt web-to-print, klantbeheer, calculatie, offertegoedkeuring, orderinvoer, productiebeheer, inkoop, uitbesteding, magazijnvoorraad, levering, facturatie en rapportage.
Automatiseert ePRO elke beslissing?
Nee. ePRO ondersteunt beheerste workflows en beperkt onnodige handmatige overdrachten, maar goedkeuringen, uitzonderingen en commerciële beslissingen blijven bij bevoegde gebruikers.
Kan werk binnenkomen zonder web-to-print?
Ja. Web-to-print is één ingangsroute. Werk kan ook beginnen als interne aanvraag, calculatie, offerteaanvraag, herhaalorder of directe orderinvoer.
Kan een goedgekeurde calculatie een order worden?
Ja. Een goedgekeurde calculatie kan doorlopen naar orderinvoer zonder dezelfde specificatie opnieuw op te bouwen.
Kunnen online bestellingen doorlopen naar productie?
Ja. Goedgekeurde shopbestellingen kunnen doorlopen in de operationele MIS-workflow.
Bevat ePRO productiebeheer?
Ja. ePRO bevat werkbonnen, een orderbord, planning en productiedataregistratie.
Kan ePRO uitbesteed werk beheren?
Ja. Offerteaanvragen, uitbestede behoeften, inkooporders en leveranciersactiviteit blijven gekoppeld aan de betreffende calculatie of order.
Kan inkoop worden gekoppeld aan voorraad?
Ja. Voor voorraad ingekochte producten of materialen lopen door in de magazijnworkflow voor ontvangst, opslag en latere uitgifte.
Kan ePRO klanteigen voorraad beheren?
Ja. De magazijnworkflows ondersteunen klanteigen en bedrijfseigen voorraad.
Stuurt ePRO persen of RIP-software aan?
ePRO is vooral de commerciële en operationele MIS-laag rondom de order. Prepress, RIP en machine-automatisering horen bij de betreffende productiesystemen; koppeling wordt per technische eis bekeken.
Koppelt ePRO met boekhouding en verzending?
ePRO ondersteunt koppelingen zoals QuickBooks Online, Stripe en GoShippo, plus API's en maatwerkkoppeling.
Wat is het verschil met Print MIS-software?
Print MIS is het bredere managementsysteem van het drukwerkbedrijf. Workflow-automatisering beschrijft hoe informatie en activiteit tussen die functies bewegen, met minder dubbele administratie.
Specificeer het één keer. Beheer het tot het einde.
Ontvang de klantvraag. Maak en keur de calculatie goed. Zet het goedgekeurde werk om in een order. Draag de specificatie naar productie. Verbind materialen, leveranciers en voorraad. Beheer levering en facturatie. Houd zicht van begin tot eind.
Ontwikkeld over meer dan twee decennia drukwerksoftware, verspreid over ruim 400 installaties.